Aufgeschnappt und aufgeschrieben

Notizen vom "Move-Kongress 99 - Workflow für das lernende Unternehmen - Konzepte, Bausteine, Perspektiven"

Der Move-Kongress 99 fand am 3. November im Harenberg City-Center in Dortmund statt. Er bildete die Abschlußveranstaltung des MOVE-Projekts, an dem das Fraunhofer ISST, das Fachgebiet Informatik und Gesellschft an der Universität Dortmund, das Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) an der Universität Saarbrücken sowie mehrere Unternehmen zwecks "Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen" beteiligt waren. Im folgenden lesen Sie also die Abschrift der Notizen eines interessierten Besuchers und nicht ein auf Vollständigkeit abzielendes Protokoll!

Vortrag:
Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen (Striemer, Fraunhofer ISST)

• Organisationsentwicklung,
• technische Gestaltung und
• Mitarbeiterorientierung.

Als die Wf-Systeme ungefähr 1995 verstärkt Einzug in die betriebliche Praxis hielten, waren die dann auftauchenden Probleme nur teilweise technischer Art. Gleichwohl versprach man sich einen großen Nutzeffekt durch diese Technik, die ein "elektronisches Fließband" durch die Büros darstellen sollte.

Bei der Umsetzung von WfMS ist ein ganzheitliches und systematisches Vorgehen notwendig und wichtig:

1. Erhebung
2. Modellierung
3. Implementierung
4. Anwendung
5. flexible Anpassung (flexible Mitarbeiter sollten nicht gebremst werden!)
6. Evaluation
7. und wieder zu 2. (KVP-ähnlich!)

• Es wurde ein prototypischer Beteiligungsfahrplan entwickelt;
• Es wurden Instrumente für "kooperative Erhebungen" entwickelt, um an das Wissen der Mitarbeiter über die Geschäftsprozesse bzw. für deren Modellierung zu gelangen;
• Training on the Job;
• Auditing bzw. Verfolgung der Abläufe im System. Dies ist zur Verbesserung des Systems gut, kann aber auch zur Kontrolle genutzt werden.

• Die Verfeinerung von Modellen;
• Die Anwendung von Feed-back-Verfahren – Stellungnahmen der Mitarbeiter zum Workflow-Modell, d.h. Einbindung bereits in die Modellierungsphase;
• Die Zielorientierung ist neben der Modellierung gesondert zu behandeln.

• Die Flexibilisierung von Wf-Systemen bedeutet nicht nur Ablaufflexibilisierung, sondern auch zu fragen, wie man weiteres Wissen (gemeint: Kontextwissen?) zur Verfügung stellt;
• Nicht alle Geschäftsprozesse sind geeignet;
• Technische Schwierigkeiten entstehen durch Einbindung bestehender Systeme (Was heißt "risikogetriebene Vorgehensweise" in desem Zusammenhang?);
• Wf-Prototyping.

Vortrag:
Haas, fischer Holding GmbH & Co. KG

Im Moment wird die hierarchische Firmenorganisation auf eine mehr prozessorientierte Organisation umgestellt. Im Rahmen des MOVE-Projekts hat man damit in der Vorkalkulation angefangen. Folgende Ziele wurden dabei verfolgt:

• Transparenz über die Abläufe erhöhen,
• Durchlaufzeiten vermindern,
• Datenqualität erhöhen und
• verstärkt die Parallelisierung von Abläufen betreiben.

Darüberhinaus hat man bei der Umsetzung auch das Lernsystem "KIWI" aus dem MOVE-Projekt eingesetzt und darüber weitere Verbesserungsvorschläge von den Mitarbeitern erhalten.

Vortrag:
Krämer, DHL worldwide express GmbH

Entscheidend war das Prototyping beim Wf-Projekt in der Firma. Die Leute aus der Organisation und die Software-Entwickler haben eng zusammengearbeitet. Das System muß sehr flexibel sein, da sich die Organisation ständig ändert. Die Altanwendungen haben Probleme bei der Integration verursacht.

Die gute Vorbereitung – Anforderungen ermitteln und Mitarbeiter überzeugen – war zentral für das Gelingen. Dabei ist die Zieldefinition auch ein wichtiger Punkt - lohnt es sich für 150 Mitarbeiter überhaupt?

Eine ganz wichtige Erfahrung im Projekt war: Die Umsetzung in die Praxis muß möglichst schnell erfolgen, damit das Interesse der Mitarbeiter nicht wieder absackt. Ein schrittweises Vorgehen ist dennoch angesagt, wegen diverser und z.T. unvorhersehbarer "Stolpersteine". Trotzdem sollte man beim Verbessern des WfMS bzw. im "Verbesserungszyklus" nicht zu weit zurückgehen.

Nach Feststellung der Eignung des Geschäftsprozesses und der geplanten Applikationen hat man sehr schnell auf den Prototypen zugesteuert. Dieser wurde von 50 Mitarbeitern getestet. Dabei entwickelten die Mitarbeiter praktische Anregungen und Forderungen. Nur so war der schnelle Übergang vom Modell in ein einsatzfähiges System zu bewerkstelligen. Diese frühe und schnelle Konfrontation des Systems bzw. des Modells mit der Praxis kann nicht wichtig genug genommen werden.

Vortrag:
Schäfer, Leopold Schäfer GmbH Spedition

Die Projektziele waren:

• Transparenzerhöhung bei den Abläufen,
• Bessere Integration der EDV, d.h. "Aufbrechen der bereichsspezifischen Lösungen" und
• konkret die Abbildung des Palettentransports als Workflow.

Es wurde eine klassische Vorgehensweise gewählt: Zuerst wurde eine IST-Analyse durchgeführt und dann die SOLL-Konzeption entwickelt.

Herausgekommen ist ein vorgangsgesteuertes System auf Basis von Lotus Notes. Nun gibt es zu den einzelnen Vorgängen jeweils die Informationen über die betreffenden Kundenkontakte bzw. eine "Kundenakte" elektronisch mit dazu.

Als ein Erfolg des Projektes wird im Haus auch die Entwicklung des Geschäftsprozessmodells gesehen. Dadurch sind klarere Bezugspunkte für die Rückmeldungen aus der Belegschaft entstanden.

Die Entwicklung geht in Richtung Realtime- bzw. Echtzeit-Wirtschaft – kennzeichnend dafür ist die "immediacy" bei den Abläufen.

Das Workflow Management System wird sich zunehmend in den "collaborative Tools" (Instrumente für die computer- und netzwerkgestützte Zusammenarbeit) auflösen.

Nach dem Gesamtprozess sollen und müssen auch die Subprozesse optimiert werden. Dadurch wird ein echter Prozess-Workflow immer schwerer realisierbar - es wird einfach zu komplex. Dazu muß auch immer mehr Interoperabilität eingeführt und die Integration von anderen IT-Tools in den Workflow betrieben werden.

Der Ausweg könnte in einer verstärkten Entwicklung von Ad-hoc-Workflow-Systemen bestehen. In Zukunft könnten auch Avataren (persönliche Stellvertreter) eingesetzt werden. Diese werden mit Prozesswissen ausgestattet ins Netz geschickt und "unterhalten" sich dann mit der Person des Anwenders über das, was jeweils anliegt und zu geschehen hat.

Vortrag:
Beyond Workflow – auf dem Weg zur Informationslogistik (Weber, Fraunhofer ISS)

• Flexibles Geschäftsprozess-Reengeneering, Continuous Engineering (IT-Infrastruktur und Organisation), Prozessmanagement;
• Modelle entwickeln, die Möglichkeiten zur Evaluierung bieten;
• Stark und schwach strukturierte Anteile eines Geschäftsprozesses;
• Die Zerlegung von Geschäftsprozessen in Fraktale und das erneute Zusammensetzen der Fraktale/Fragmente in vertikaler und horizontaler Hinsicht;
• Die Dynamik der  Geschäftsprozesse - es gibt keine weitreichende Vorhersagbarkeit in der Praxis, in der sich auch die Ressourcen, z.B. im Data Warehouse, ständig ändern;
• Eine verstärkte Granulierung der Hierarchien, Abteilungen und Ebenen.

Beim wissensbasierten Geschäftsprozess-Management ist zu sehen, daß es Wissen nur bei den Leuten im Kopf gibt. Allerdings bekommt man Information und Metainformation sehr wohl in IT-Systeme hinein. Metainformationen können als attributive Ergänzungen zu Informationen (Wer, Wo, Wann) eingebracht werden. Desweiteren benötigt man

• die Informationslogistik - sie verhindert bzw. soll verhindern, daß man mit veralteten Informationen arbeitet;
• Informationen "just in time";
• personalisierte Informationen im System wegen der "Subscription" oder dem Abonnement von Informationskanälen;
• insgesamt Content, Communication und Time Management - ein Kompetenz-Center der Informationslogistik;
• zudem noch abstrakte Beschreibungen der/von Teilprozesse/n, damit sich einander zunächst unbekannte Prozesse ihre Schnittstellen selbst abgleichen können.

Neben dem bekannten 4-Ebenen-Schaubild ist von folgendem die Rede:

• Nach Abbildung der internen Prozesse geht es jetzt um die Abbildung der Außenbeziehungen der Unternehmen – mit den entsprechenden Auswirkungen auf die einzelne Organisation und unter verstärkter Einbindung ihrer ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning);
• Die Prozeßgestaltung wird sich stärker an inhaltlichen Faktoren orientieren müssen;
• Workflow ist auch heute schon (nur) ein Teil einer Applikation, wandert aber noch weiter in andere Umgebungen;
• Mächtige ERP-Systeme (s. SAP) werden stärker durch separate Wf-Komponenten flexibilisiert werden;
• Wf (ein Struktur-Tool) und Groupware werden sich weiter aneinander annähern;
• Wf und Dokumentenmanagement werden noch enger verzahnt werden;
• "Wissensverarbeitung" wird zum Wf hinzukommen, d.h. Lern- und Trainingsmodule sowie die Schaffung kleinerer Umgebungen für spezielle Benutzer(-bedürfnisse).

Folgende Punkte wurden dazu u.a. an- und ausgeführt:

• Das Rollenkonzept im Wf ist zu benutzen und zu stärken;
• Man sollte einen möglichst weiten Begriff von Ergonomie in die Entwicklung von Wf-Systemen einbringen (nicht nur Effizienzgesichtspunkte);
• Die Mitarbeiter sollen an den Entwicklungsprozessen teilnehmen – dazu wurde ein prototypisches Beteiligungmodell oder –verfahren entwickelt und modelliert;
• Grundsätzlich steht Wf dem lernenden Unternehmen entgegen – deshalb sollte der Mitarbeiter in Zukunft selbst seinen "semistrukturierten Wf" erstellen bzw. implementieren können (s. SeeMe 2000 Modeller von Informatik und Gesellschaft/Uni Dortmund);
• Groupware allein hat zu wenig Strukturierungsmöglichkeiten;
• Schilderungen der Mitarbeiter sind häufig nicht in sequentielle Abläufe umzusetzen - allerdings kann man sie unscharf vorstrukturieren oder abbilden (s. SeeMe 2000 Modeller von Informatik und Gesellschaft/Uni Dortmund);
• Man muß zurück auf die individuelle Ebene, denn Wissensmanagement ist eine stark individuelle Angelegenheit;
• In Zukunft muß das Individuum modellieren und prozessorientiert denken können sowie Strukturen selbst entwickeln können – dazu dienen auch die Visualisierungstools bzw. grafischen Modellierer.

Weitere Informationen zum MOVE-Projekt finden Sie u.a. auf den folgenden www-Seiten:

• MOVE - Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen:
  http://www.iwi.uni-sb.de/move/
• MOVE Projektergebnisse: http://www.do.isst.fhg.de/move/pages/ergebnisse/ergebnisse_inh.html
• Move-Kongress 99:
  http://iundg.cs.uni-dortmund.de/movekongress.html

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04.11.99, Carsten Lampe (von November '98 bis Juni '99 Mitarbeiter des WIPER-Projekts an der FH Frankfurt am Main, Fachbereich Sozial- und Kulturwissenschaften)

letzte Bearbeitung: 22.10.09