Yellow pages: Man kann davon ausgehen, daß aufgrund vielfältiger individueller und
organisationsbedingter Barrieren nur ein Bruchteil der in einer Organisation vorhandenen
Wissenspotentiale genutzt wird. Verstärkt gilt dies für enthierarchisierte, leane oder
dezentralisierte Unternehmen, die in relativ autonome Einheiten aufgegliedert sind, sowie
für Organisationen ohne zentralistisches IT-Konzept. Um hier explizites und auch
implizites Wissen als Ressource nutzen zu können, muß es zunächst identifiziert und
lokalisiert werden. Das kann mit Hilfe von sog. yellow pages ("Branchenbuch des
Wissens") oder geschehen.
Ausgangspunkt für die Erarbeitung von yellow pages
sind zwei Fragen:
- Wer im Unternehmen braucht wann und wozu welches Wissen?
- Woher wird dieses Wissen beschafft?
Um diese Fragen zu beantworten, kann man einmal das
Organigramm als Ausgangspunkt nehmen. Man beschreibt die dort aufgeführten
Positionen/Personen im Hinblick auf das zur Aufgabenerfüllung formal notwendige oder
vorausgesetzte Wissen. Darüber hinaus kann ermittelt werden, welches Wissen jenseits der
eigentlichen Stellenbeschreibung im Arbeitsalltag von der Organisation dort faktisch
abgerufen werden kann und wer in seiner Aufgabenerfüllung von welchem Wissen welcher
anderen Mitarbeiter abhängig ist. Bring- und Holschuld können visualisiert werden.
Positionen erscheinen so als Wissensbörsen und als Schnittpunkte von vielerlei
Wissensströmen. Allerdings sind die so erstellten yellow pages recht statisch, da sich
das Wissen mit jedem Projekt ändern kann.
Zum anderen können die Geschäftsprozesse als
Ausgangspunkt der Suche nach formellem und implizitem Wissen zu forschen. Dabei sollte
darauf geachtet werden, die organisatorischen Ablaufphasen auch konsequent Namen
zuzuordnen, um nicht zu allgemein auf der Ebene von Stellenbeschreibungen zu bleiben. Sinn
der Analyse ist ja gerade, zu erforschen, was über das formell erforderliche Wissen
hinaus abgerufen wird. Ausgangsbasis einer solchen prozeßorientierte Erstellung von
yellow pages könnten die im Qualitätshandbuch dokumentierten Prozesse sein.
Ergebnis dieser Untersuchung könnte ein Nachschlagewerk
sein, das eine ausführliche Zuordnung von Wissensressourcen zum Organigramm bzw. zu den
Geschäftsprozessen darstellt: eben die yellow pages. Wenn diese Zuordnung grafisch
unterstützt wird, sprechen wir auch von knowledge maps. Das Intranet ist ein Medium, auf dem
yellow pages sehr wirksam eingerichtet werden können.
Mit Sicherheit wird im Laufe der Analyse nicht
bekanntes und deshalb nicht genutztes Wissen entdeckt. Aber auch Barrieren, die die
Nutzung vorhandenen Wissens verhindern, werden aufgedeckt. Möglicherweise stellt man
fest, daß Personen in dominanter Funktion über wenig organisationsrelevantes Wissen
verfügen. Und umgekehrt sind vielleicht wichtige Know-how-Träger gar nicht entsprechend
in der Organisationsstruktur verankert oder an den Geschäftsprozessen beteiligt.
Der Aufwand für die Einrichtung von yellow pages ist recht hoch;
jedoch dient der Prozeß ihrer Erstellung zugleich der Schaffung von
innerorganisatorischer Transparenz. Die Mitarbeiter sollten in die Entwicklung der yellow
pages einbezogen werden. Es ist stets auch an Außendienst- oder Servicemitarbeiter zu
denken, die häufig über erhebliches kundenbezogenes Wissen verfügen, ferner an
zwischenbetriebliche Beziehungen (z.B. externe Entwicklungspartner oder Zulieferer).
Literatur: J. Schüppel: Wissensmanagement.
Organisatorisches Lernen im Spannungsfeld von Wissens- und Lernbarrieren. Wiesbaden 1996
Referenzprojekt: Wissensmanagement im
Materialprüflabor. Werkstoffzentrum
Rheinbach,1999.
